Clips o grapas: ¿en qué se diferencian?

¿Clip o grapa? Una cosa sí es segura: ambos traen de cabeza a los archivólogos, las personas dedicadas a la conservación y organización de documentos históricos en los archivos nacionales. Tanto las grapas como los clips, y también las gomas elásticas, son algunos de los principales adversarios de la preservación documental. En esta entrada los analizamos a fondo.

Detalle de un documento: grapa oxidada y degradación del papel

Un pequeño alambre pero una gran revolución

Antes del clip y la grapa, para agrupar un fajo de documentos entre sí, había que perforarlos y coserlos con hilo y aguja. Las ventajas que aportan los clips y las grapas de alambre en cuanto a rapidez se refiere están fuera de toda duda. Sin embargo, esta facilidad para agrupar papeles tiene una contrapartida: el óxido.

El óxido de los elementos metálicos que sujetan los documentos es una causa importante de su deterioro. En efecto, el alambre de hierro se oxida con el paso del tiempo ensuciando y degradando el papel. Un papel que, además, puede estar ya de por sí debilitado por la acción del ácido. (Hoy existe papel libre de ácido y se sabe de su importancia para la conservación de los documentos, pero no era así antaño.)

Dejando al margen la conservación, ¿qué es mejor, la grapa o el clip? ¡No esperemos más y veamos cuáles son sus diferencias!

Tres diferencias importantes entre clips y grapas

El clip es reutilizable

Cada vez se tiene más consciencia sobre la importancia de ahorrar recursos materiales. Tanto el alambre de las grapas como el de los clips está hecho con acero, un metal reciclable. Sin embargo, pocas veces se separa el metal de las grapas para su reciclaje y, además, los clips aportan una ventaja en este sentido: son reutilizables.

Dicho de otra forma, el clip es más verde que la grapa, por así decirlo.

Las grapas no se pueden utilizar sin grapadora

Hoy no hay oficina en la que no encontramos una grapadora, aunque la tendencia a digitalizar los archivos puede cambiar las cosas en un futuro (no tan lejano). En cualquier caso, sin grapadora no se pueden coser documentos con grapas: eso es evidente.

Sin embargo, la grapadora es una herramienta que no solo sirve para agrupar folios: tiene otras utilidades. Abriéndola por su eje se puede usar como clavadora para fijar carteles en tableros de anuncios. Y nos puede sacar de más de un apuro para remendar temporalmente cremalleras, zapatos, cinturones, sujetadores...

No hace falta perforar el papel para agrupar folios con un clip

Se oxida, como la grapa, si su alambre no está recubierto de plástico. Incluso los clips galvanizados se corroen por la humedad ambiental con el paso de los años. De todas formas, cuando la conservación del documento importa, el clip tiene una ventaja: no estropea tanto las hojas porque no se perforan.

Es solo cuestión de tiempo: ni siquiera los clips de oficina galvanizados se libran del óxido

Es más, con una sencilla técnica que muchos archiveros recomiendan, los documentos pueden quedar en perfecto estado incluso si se han agrupado con clips. Solo hay que amarrar el fajo de papeles con una cartulina plegada antes de colocar el clip. De esta forma el óxido no daña los documentos.

Llegados a este punto, parece que las grapas no aporten ninguna ventajas frente a los clips. Pues no es así ¡Venga, vamos con los puntos fuertes de las grapas!

La grapa ocupa menos espacio

Si nos fijamos en el alambre, encontramos dos diferencias entre las grapas y los clips:

1. El alambre de los clips suele ser redondo
2. El alambre de las grapas suele ser más fino

En un documento individual el volumen del alambre es irrelevante, sin embargo, cambia mucho la cosa al amontonar varios en una carpeta de anillas. La grapa es mucho más fina que el clip: los documentos grapados ocupan menos que los clipeados. De hecho, el grapado plano, disponible en algunas grapadoras de oficina, optimiza aún más este aspecto.

Las grapas pueden retener más papel

La grapa más grande agrupa más documentos que el mayor de los clips. Incluso los clips de mariposa se quedan cortos cuando se trata de coser 200 o más folios, cosa que sí se puede hacer con una grapadora de alta capacidad y, por ejemplo, unas grapas de 24 mm de longitud.

Resumen y conclusión final

Ni las grapas ni los clips tienen la última palabra a la hora de agrupar folios en la oficina. También existen las gomas elásticas. (Que también causan problemas a los archivistas, ya que se resecan y quedan pegadas sobre los documentos.) En cualquier caso, estos tres elementos han facilitado la gestión de los archivos.

Por un lado, los clips son más fáciles de quitar que las grapas y no dañan tanto el documento, especialmente si se usan clips de plástico o revestidos con él. Por su parte, las grapas pueden agrupar más hojas, ocupan menos espacio en las carpetas y ofrecen una unión más segura y duradera.

En definitiva, ¡hay que considerar todos estos aspectos antes de elegir entre clip o grapa!